1. در مباحث قبل شاخص کلیدی عملکرد، به عنوان یک متغیر قابل اندازه گیری تعریف شد که بیانگر این است یک مجموعه تا چه اندازه به اهداف کلیدی خود نزدیک شده است. گفته شد که این شاخص‌ها به صورت کاملاً مجزا کار نمی‌کنند؛ بلکه هم‌پوشانی دارند و بر یکدیگر تأثیر می‌گذارند و به عنوان اصلی‌ترین روش برای تعیین دستاوردها و سنجش امکان و میزان تحقق اهداف، یکی از مهم‌ترین متر و معیار‌ها به شمار می‌آیند.
2. نکات مهم مورد توجه در تعیین شاخص کلیدی عملکرد:
 ارتباط شاخص‌های کلیدی عملکرد با اهداف استراتژیک مجموعه:
شاخص‌های کلیدی عملکردی، باید با یک هدف اصلی مرتبط باشد. شاخص کلیدی عملکرد، باید با یک موفقیت اساسی در ارتباط باشد. در غیر این صورت شما در حال رسیدن به هدفی خواهید بود که هیچ تأثیری برای مجموعه شما ندارد و این منجر به اتلاف وقت، هزینه و سایر منابع می‌شود.
انتخاب تعداد بهینه شاخص‌های ارزیابی عملکرد
تعداد زیادی شاخص‌های کلیدی عملکرد تعیین نکنید. تعداد بهینه در بیشتر مجموعه‌ها و سازمان بین 4 تا 10 شاخص کلیدی عملکرد است.
تبدیل شاخص‌های کلیدی عملکرد انتخاب شده به شاخص‌های SMART
منظور از شاخص‌های SMART شده این است که:
S Specific: درباره آنچه هر یک از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) اندازه می‌کنند و دلیل اهمیت آنها به‌منظور جلوگیری از ابهام یا سوءبرداشت شفافیت ایجاد کنید. (آیا هدف شما مشخص است)
Measurable: M شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) تعیین‌شده، باید قابل‌اندازه‌گیری باشد. (آیا می‌توانید پیشرفت رسیدن به آن هدف را اندازه‌گیری کنید)
Achievable: A فرد، تیم یا سازمان باید توان دستیابی به آن را داشته باشد. بنابراین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)، باید قابل‌دستیابی باشند، اگر خیلی سطح بالا تعیین شوند ممکن است قبل از شروع توسط افراد رها شوند. (آیا واقعاً هدف قابل‌دستیابی است)
Relevant: Rچیزی که اندازه گرفته می‌شود از یک طرف باید مهم بوده و عملکرد را بهبود بخشد و از طرف دیگر متناسب با محدودیت‌های سازمان در نظر گرفته شود. (چقدر هدف به سازمان شما مرتبط است)
Time-Bound: T شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)، باید در یک چارچوب زمانی توافق شده، قابل‌دستیابی باشند. (چارچوب زمانی برای دستیابی به این هدف چیست)
جمع‌آوری داده برای سنجش شاخص ها
زمانی که یک شاخص کلیدی عملکرد تدوین شد، برنامه‌ریزی کنید چگونه اطلاعات موردنیاز برای سنجش آن را جمع‌آوری می‌کنید. همین‌طور تعیین کنید چه کسی و در چه بازه زمانی داده‌ها را جمع‌آوری می‌کند.
آگاه ساختن ذینفعان از شاخص‌های کلیدی عملکرد
شاخص‌های کلیدی عملکرد را با تمام افراد مرتبط و ذینفع در میان بگذارید. اگر مسؤولیت تیم یا سازمان را بر عهده‌دارید، مطمئن شوید که افراد زیرمجموعه شما از تأثیر هر KPI بر کار خود، آگاه هستند و دقیقاً می‌دانند که روی کدام فعالیت‌ها تمرکز کنند.
هم‌راستایی اهداف و شاخص ها
هنگامی‌که اهداف و شاخص‌های کلیدی عملکرد اعضای را تعیین می‌کنید، اطمینان حاصل کنید که آن شاخص‌ها با استراتژی کلی تیم و سازمان همسو هستند. این موضوع تضمین می‌کند که فعالیت‌های روزمره کارکنان با اهداف سازمان مطابقت دارد.
حمایت از تیم برای محقق ساختن هدف
وقتی شاخص‌های کلیدی عملکرد را برای سنجش عملکرد تیم و سازمان خود تدوین کردید، اطمینان حاصل کنید که آموزش، پشتیبانی و مشوق‌های مناسب برای عملکرد خوب افراد فراهم‌شده است. شما باید از افراد خود حمایت کنید تا به نتیجه موردنظر برسند.
بررسی منظم شاخص‌های کلیدی عملکرد
شاخص‌های کلیدی عملکرد را به طور منظم بررسی کنید. بررسی منظم شاخص‌های ارزیابی عملکرد، یک ضرورت است. زیرا برخی KPI‌ها هدفی غیرقابل تحقق را اندازه می‌گیرند، برخی نیز هدف اصلی را اندازه‌گیری نمی‌کنند. بنابراین فقط با ارزیابی منظم آن‌ها می‌توانید تصمیم بگیرید زمان تغییر KPI رسیده یا خیر؟ از طرف دیگر این بررسی به ایجاد راهکار برای دستیابی به هدف از طریق جلسات بازخورد میان‌دوره نیز کمک می‌کند.