صفحه 2      شماره  3689      چهارشنبه 20 اردیبهشت 1396


در همايش اسناد ملي در همدان عنوان شد:
استانداردسازي نگهداري اسناد در ادارات ضروري است
هگمتانه- گروه خبر: مشاور معاون اسناد در سازمان اسناد و کتابخانه ملي ايران با بيان اينکه يکي از دغدغه‌هاي سازمان اسناد نگهداري اسناد است، گفت: ضروري است ادارات به استانداردسازي و دستورالعمل‌هاي مربوط به نگهداري اسناد توجه ويژه‌ داشته باشند.
بهناز زرين‌کلکي در همايش اسناد ملي در همدان گفت: از زمان تأسيس سازمان اسناد در سال 49 يکي از دغدغه‌هاي مسؤولان رعايت استانداردسازي در ادارات است. وي با اشاره به اينکه برنامه سازمان در راستاي اجراي دستورالعمل‌ها در دستگاه‌هاي حکومتي است، افزود: دستورالعمل‌هاي چهارگانه در خصوص نگهداري اسناد، نحوه پژوهش و دستبه‌بندي به تمام دستگاه‌هاي دولتي ابلاغ شده است.
مشاور معاون اسناد در سازمان اسناد و کتابخانه ملي ايران با بيان اينکه يکي از دغدغه‌هاي سازمان اسناد مربوط به نحوه نگهداري اسناد است، گفت: اقداماتي براي استانداردسازي کاغذهايي که رهبر انقلاب اسلامي، رئيس جمهور، رئيس مجلس شوراي اسلامي و نهادهاي ديگر که سند ملي توليد مي‌کنند در نظر گرفته شده است.
وي با اشاره به اينکه نوع کاغذي که بر آن نوشته‌ها درج مي‌شود بايد استانداردهاي لازم را براي نگهداري داشته باشد، خاطرنشان کرد: به دليل آنکه کاغذ به مرور زمان از طريق رطوبت و شرايط بد نگهداري از بين مي‌رود سازمان اسناد براي اسنادي که جزء سند ملي محسوب مي‌شوند استانداردهايي را تدوين کرده تا ساليان دراز اين اسناد باقي بماند.
زرين‌کلکي با اشاره به اينکه تدوين استانداردسازي يک پروژه 6 ساله بود، افزود: در اين بخش روز گذشته از کتاب « فرا داده‌هاي ضروري براي توليد اسناد اداري» رونمايي شد.
مشاور معاون اسناد در سازمان اسناد و کتابخانه ملي ايران گفت: کتاب حاضر حاصل انجام طرح پژوهشي با همين عنوان در پژوهشکده اسناد است که فراداده‌هاي موردنياز در مراحل تعيين‌تکليف و نگهداري اسناد الکترونيکي را معرفي مي‌کند. 
وي با تأکيد بر اينکه ورود سازمان اسناد و کتابخانه ملي به مسأله تدوين دستورالعمل‌ها و استانداردهاي يکپارچه براي به‌کارگيري صحيح فراداده‌هاي اسناد الکترونيکي ضروري به‌نظر مي‌رسيد، خاطرنشان کرد: با همسان‌سازي روش‌هاي توليد اسناد الکترونيکي در ادارات، سازمان‌ها و مؤسسات دولتي، مراحل بعدي مديريت اسناد الکترونيکي از جمله تعيين‌تکليف و نگهداري آن‌ها با اين روش سامان پيدا مي‌کند.
مشاور معاون اسناد در سازمان اسناد و کتابخانه ملي ايران با بيان اينکه انواع مختلفي از فراداده‌ها وجود دارند که در حيطه‌هاي مختلف کاربرد دارند، اظهار کرد: استفاده از فراداده‌هاي يکپارچه در تمام دستگاه‌ها و ادارات امکان يکسان‌سازي روش‌هاي مديريت اسناد الکترونيکي و آرشيوکردن آن‌ها را به بهترين نحو فراهم مي‌آورد تا دسترسي و بازيابي اطلاعات تسهيل شود.
وي با اشاره به اينکه سازمان اسناد در دوبخش سنتي و الکترونيکي فعال بوده و گام‌هاي مؤثري در اين زمينه برداشته است، تصريح کرد: داشتن تعاملات سازنده در اين مهم مي‌تواند اثرگذار باشد.
زرين‌کلکي با بيان اينکه سازمان اسناد مؤسسه‌اي آموزشي، پژوهشي و خدماتي است، گفت: برخي پرونده‌ها ارزش و ضرورت نگهداري براي مدت دراز را ندارند و قابل حذف شدن هستند.
زرين‌کلکي با اشاره به اينکه استان‌هاي سيستان و بلوچستان و فارس داراي کتابخانه‌هاي عريض در کشور هستند، افزود: سازمان اسناد در کشور داراي شعبه‌هاي استاني و منطقه‌اي است.
وي با بيان اينکه در کل کشور اسناد ملي داراي سه منطقه در همدان، کرمان و اصفهان است، گفت: در اين مناطق با محوريت چند استان، فعاليت‌ها و اهداف به شکل گسترده دنبال مي‌شود.
مشاور معاون اسناد در سازمان اسناد و کتابخانه ملي ايران افزود: اسناد ملي داراي چهار اداره کل مرمت و حفاظت، پژوهش، تنظيم و پردازش و خدمات آرشيوي است.
وي با تأکيد بر اينکه بايد مديران در دستگاه‌هاي خود نگاه نظارتي بر توليد اسناد و ارزشيابي داشته باشند و سپس اسناد را در آرشيو نگهداري کنند، افزود: يکي از دغدغه‌هايي که در سازمان اسناد به دنبال تحقق آن هستيم ايجاد دسترسي عموم افراد به اسناد است.
زرين‌کلکي يکي از اهداف را تسهيل و تضمين ميراث مستند براي نسل آينده خواند و گفت: چشم‌انداز آرشيو ملي بر اين مهم تکيه دارد که تا 15 سال آينده داراي ايمن‌ترين، کامل‌ترين و دست‌يافتني‌ترين ميراث مستند نه تنها در کشور بلکه در منطقه باشيم.
*بايد به اسناد ديجيتالي توجه ويژه شود
مدير اسناد و کتابخانه ملي منطقه غرب کشور(همدان) هم در اين همايش با بيان اينکه يک ميليون برگ سند وارد سامانه ‌رسا شده و اطلاعات آن به ثبت رسيده است، گفت: بايد به اسناد ديجيتالي توجه ويژه شود.
عليرضا تکلو در اين همايش با بيان اينکه ما پاسدار تجربيات مجموعه‌هاي دولتي هستيم، اظهار کرد: بايد تصميمات گرفته شده در ادارات و مجموعه‌هاي وابسته درست و منطقي باشد.
وي يکي از مشکلات مجموعه‌ها را بي‌توجهي به تجربيات گذشتگان خواند و گفت: هر فردي که وارد مجموعه کاري خود مي‌شود بدون توجه به برنامه‌هاي گذشتگان در صدد تغيير برنامه‌ها برمي‌آيد که اين امر مي‌تواند در آينده آسيب‌رسان باشد.
مدير اسناد و کتابخانه ملي منطقه غرب کشور(همدان) با اشاره به اينکه کتابخانه ملي ايران در سال 1290 قانونمند شد، افزود: نظامنامه داخلي آن در سال 1302 به تصويب رسيد و در سال 1316 شکل رسمي به خود گرفت و در سال 81 به صورت مستقل به فعاليت خود ادامه داد.
وي اولين مرکز را که در آن تمرکززدايي صورت گرفت منطقه غرب کشور خواند و افزود: ضرورت آن به جهت حفظ و ثبت از اسنادي است که داراي ارزش مادي و معنوي است و اين اطلاعات مي‌تواند در اختيار پژوهشگران قرار بگيرد.
تکلو با اشاره به اينکه حدود دو و نيم ميليون برگ سند در کتابخانه ملي منطقه غرب کشور وجود دارد، خاطرنشان کرد: يک ميليون برگ سند وارد سامانه رسا شده و اطلاعات آن به ثبت رسيده است.
وي با اشاره به اينکه 236 نسخه کتاب اهدايي در اين مرکز وجود دارد، افزود: تاکنون 453 نمايشگاه برگزار و 37 مورد همايش برپا شده که همه اين‌ها بخشي از اقدامات صورت گرفته است.
مدير اسناد و کتابخانه ملي منطقه غرب کشور(همدان) با اشاره به اينکه در بخش تاريخ شفاهي اين مرکز از 377 شخصيت‌هاي مختلف مصاحبه صورت گرفته است، يادآور شد: در برخي از موارد در حال تدوين کتاب براي آنها هستيم.
وي با تأکيد بر اينکه بايد به اسناد ديجيتالي توجه ويژه شود، افزود: منطقه غرب کشور بايد زمينه را براي پژوهشگران و عموم فراهم و قوانيني را براي مسؤولان در زمينه بايگاني اسناد در ادارات وضع کند.
تکلو با تأکيد بر اينکه نبايد به صورت غيرقانوني هيچ برگي در بايگاني از بين برود، تصريح کرد: از مراکز خواسته شده تا از ظرفيت‌هاي موجود استفاده کنند و ارتباط خود را به شکل سازنده گسترش دهند.
وي با اظهار خرسندي از اينکه افراد مي‌توانند در تالار اميد از کل پايان‌نامه‌هاي کشور استفاده کنند، افزود: از اقدامات صورت گرفته اين است که فهرست‌نويسي اسناد تقويت و تعداد آن بيشتر شده و قرار است از ظرفيت بخش خصوصي استفاده شود.
مدير اسناد و کتابخانه ملي منطقه غرب کشور(همدان) در بحث ورود به اسناد گفت: به دنبال آن هستيم که تا سال آينده سامانه ‌رسا به‌روز رساني شود.
وي با بيان اينکه در پي ايجاد سياست‌هاي کلان سازمان براي گسترش فعاليت‌هاي خود در سراسر کشور و به منظور تمرکززدايي و ايجاد تسهيلات براي پژوهشگران و محققان و سامان‌بخشي به اسناد بومي و محلي تاکنون 12 مديريت منطقه‌اي و استاني راه‌اندازي شده است، افزود: مديريت منطقه‌اي غرب کشور در شهريور 71 به مرکزيت همدان با زير پوشش قرار دادن استان‌هاي غربي( ايلام، کرمانشاه، کردستان، لرستان و همدان ) به فعاليت خود در اين عرصه ادامه داده است.
تکلو با اشاره به اينکه تاريخ‌دوستان و مردم فرهنگ‌دوست ايران به خصوص اهالي استان‌هاي غربي بزرگترين استان‌هاي تاريخ‌ساز ايران هستند، خاطرنشان کرد: افراد مي‌توانند عکس‌ها، کتاب‌هاي خطي، فيلم‌ها، اسلايدها و... هر نوع منابع اطلاعاتي و تاريخي را که بيانگر بخشي از تاريخ ارزشمند ايران است به سازمان اسناد و کتابخانه ملي ايران تحويل دهند.
*وضعيت بايگاني‌ها نامطلوب است
 مديرکل منابع انساني دانشگاه علوم پزشکي همدان نيز با اظهار نگراني از اينکه در بخش آسيب‌پذيري اسناد، وضعيت بايگاني‌ها نامطلوب است گفت: اکثر بايگاني‌ها در جاي کم نور، نمور و در زير زمين قرار دارد که مي‌تواند به اسناد بايگاني شده آسيب ‌وارد کند.
امير رستگار با تأکيد بر اينکه به شدت به آموزش نيازمنديم، افزود: تمام مراکز اداري وظيفه دارند از اسناد و نحوه نگهداري آن اطلاع داشته باشند؛ چرا که نداشتن اطلاعات مي‌تواند ما را با مشکل مواجه کند.
مديرکل منابع انساني دانشگاه علوم پزشکي همدان يکي از مشکلات در دانشگاه علوم پزشکي همدان را نداشتن اطلاعات در اين بخش دانست و گفت: به دليل ناآگاهي و اطلاعات ناکافي در خصوص اسناد دچار خسران‌هاي زيادي در دانشگاه علوم پزشکي شده‌ايم.
رستگار با بيان اينکه سند هيچگاه شامل مرور زمان نمي‌شود، خاطرنشان کرد: اين بسيار ارزشمند است که آموزش‌هاي اسناد را جدي بگيريم و بدانيم که جايگاه و اهميت اسناد کجاست؟ قلمرو اعتبار آن در کجا قرار دارد؟
مديرکل منابع انساني دانشگاه علوم پزشکي همدان با تأکيد بر اينکه بايد به شيوه‌هاي جديد مسلح باشيم، خاطرنشان کرد: حرکت به سمت بايگاني الکترونيکي يکي از گام‌هاي اساسي در اين زمينه است؛ چرا که در اين روش کمتر شاهد جعل اسناد هستيم.
وي با طرح اين سؤال که در بخش استانداردسازي اسناد چه اقداماتي را انجام داده‌ايم؟ گفت: ميليون‌ها سند در ادارات در حال توليد هستند که همه آنها مي‌توانند در آينده قابل اسناد باشند.
رستگار استانداردسازي را يکي از موضوعات اساسي در زمينه سند خواند و ادامه داد: مديران بايد در اين زمينه آموزش‌هاي لازم را فرا بگيرند و آن را در اختيار کارمندان قرار دهند.
رستگار با اشاره به اينکه هر برگ سند مي‌تواند مورد استفاده و يا سوء استفاده قرار بگيرد، خاطرنشان کرد: بايد در آموزش‌ها تغيير نگرش به وجود آورد تا به گونه‌اي ديگر به سند نگريسته شود.